MODULI SISTEMA HERKULES PDF natisni

Sistem Herkules sestavlja več modulov.

moduliH

Vsak lahko deluje samostojno, povezano med seboj pa tvorijo celoten sistem.

Prva dva modula, ki ju priporočamo pri urejanju dokumentacije v VIZ s sistemom Herkules, sta: LETNI DELOVNI NAČRT in UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI.

LETNI DELOVNI NAČRT (LDN) je najpomembnejši dokument, s katerim načrtujemo in izvajamo vzgojno-izobraževalno delo. Priprava LDN od ravnatelja zahteva veliko časa in usklajevanja s strokovnimi delavci. S pomočjo modula LDN v sistemu Herkules in s spletnim sodelovalnim delom pripravljamo, izvajamo in spremljamo letni delovni načrt.

V pripravo / načrtovanje vključimo vse sodelavce, vnos zahtevanih podatkov v predpripravljene obrazce je preprost. Za vsako dejavnost so predvideni nosilci nalog, ki jih sistem v določenem časovnem obdobju avtomatično opozori na izvedbo določene naloge. Poročila o izvedbi vsake dejavnosti, ki je načrtovana v LDN so sprotna, pripravljajo jih izvajalci dejavnosti, oziroma vodje. Pomembno je, da so ves čas dostopna in tako je omogočena sprotna spremljava pedagoškega dela tako strokovnih aktivov in vodstva šole. Ravnatelj ima vedno na voljo podatke, s katerimi pripravlja analize dela in na osnovi teh uvaja potrebne spremembe pedagoškega dela.

Priporočamo, da se na uvajanje modula Letni delovni načrt pripravite dovolj zgodaj, ko se priprave na novo šolsko leto že začenjajo.

UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI (UPD) je modul, ki je nastal na podlagi desetletnih izkušenj podjetja PIA d.o.o. za upravljanje z dokumenti v javni upravi.

Za poslovanje v vzgojno-izobraževalnih zavodih je modul UPD popolnoma prilagojen tako, da sledi šolski zakonodaji ter zagotavlja vključevanje vseh zakonskih sprememb.

Z njim je zagotovljeno celovito urejajanje vhodne in izhodne pošte, izdelovanje in vodenje notranje šolske dokumentacije z različnimi obrazci, ki so usklajeni z zakonodajo. Poslovanje z dokumenti poteka elektronsko, je hitro dostopno, pregledno, ažurirano in izdelava različnih poročil je enostavna.

Sistem Herkules omogoča prenos podatkov iz različnih sistemov, ki jih v VIZ že uporabljate. Posebno je potrebno izpostaviti povezavo z eAsistentom, ki vključuje eRedovalnico in eDnevnik, ki sta že integrirana v sistem Herkules.

Za prehod na delo s sistemom Herkules svetujemo postopnost. Zavodi uporabljajo številne programe, ki jih ni potrebno takoj opustiti. Podatki se lahko prenesejo v sistem Herkules in delo z njimi se nemoteno nadaljuje. Vsak zavod tako sam določa postopnost prehoda na sistem Herkules in ob tem upošteva tudi kadrovske in organizacijske zmožnosti. Pri uvajanju sprememb je pomembno tudi, da sodelavcem omogočimo dovolj časa, za prilagajanje na spremembe in nov način dela.