MODUL UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI PDF natisni

Slika8

Modul Upravljanje z dokumenti nam omogoča več stopenj upravljanja dokumenti v VIZ:

1. VHODNA POŠTA

Naloge in delovni postopki poslovanja s pisarniškim dokumentarnim gradivom obsegajo sprejem (pregled) in evidentiranje pošte (evidenčno in neevidenčno gradivo), klasificiranje dokumentov po vsebini na podlagi enotnega klasifikacijskega načrta, ki ga sistem H vsebuje. Klasifikacijski načrt obsega seznam klasifikacijskih znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem gradivu. Dokumente se nato skenira, dodeli se jim črtna koda za upravljanje z zadevo.

2. DOKUMENTI – DELOTOKI PO PRAVILIH ORGANIZACIJE

Po pravilih vsakega VIZ se določi kroženje dokumentov v zavodu in s tem dodeljevanje pošte v reševanje določenim osebam (razpršena odgovornost). Vedno imamo pregled nad celotnim postopkom.

3. MOŽNOSTI – IZDELAVA DOKUMENTOV PO PREDLOGAH

Sistem H vsebuje izdelane predloge v skladu z  zakonodajo, ki jih uporabnik lahko uporabi. Če tega ne želi, uporablja svoje in jih dodaja v sistem.

4. IZHODNA POŠTA

Izhodno pošto lahko izdeluje vsak uporabnik sistema H. Omogočeno je elektronsko podpisovanje. Vsa izhodna pošta je evidentirana, sistem H nudi tiskanje nalepk, kuvert, seznamov, … Fizično pošto lahko preko spletnih storitev Pošte Slovenije odpošljemo brez tiskanja (povezava z e-Hrambo).